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甘肃省监狱系统公文处理实施办法

发布日期:2015-08-03 11:40:10    点击次数:2245

甘肃省监狱系统公文处理实施办法

第一章   总则

第一条为适应监狱系统机关工作需要,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《甘肃省司法厅机关公文处理办法》(甘司办发〔2012〕157号)等有关规定,结合实际,制定本办法。

第二条 省监狱系统机关公文是监狱系统实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,指导、部署和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况的重要工具。

第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则,做到及时、准确、安全、统一、严谨细致。

第四条省监狱管理局办公室主管局机关公文处理工作,并对全省监狱系统公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第五条局机关各部门、局属各单位应确定内勤专门负责公文管理工作。内勤应认真学习业务,具备相关专业知识,忠于职守、尽职尽责。

 

第二章   公文种类

第六条省监狱系统公文种类主要包括:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(四)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流和告知重要情况。

(五)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,回复上级机关的询问。

(六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复。适用于答复下级机关的请示事项。

(八)函。适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关部门请求批准等。

(九)纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分,公文首页红色分隔线以上的部分称为版头,包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体,包括主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记,包括抄送机关、印发机关和印发日期。

(一)份号。涉密公文应标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行,一般用6位3号阿拉伯数字,如“000001”。

(二)密级和保密期限。涉密公文应当标注密级和保密期限。保密期限依据《保密法》及其实施条例确定,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;密级和保密期限之间用“★”隔开,如“秘密★10年”“机密★20年”。标注密级但没有标注保密期限的,密级后面加“★”。

(三)紧急程度。紧急公文应标注特急、加急,电报应当标注特提、特急、加急、平急。标注紧急程度,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,可以联署发文机关名称,也可单独使用主办机关名称;如需同时标注联署发文机关名称,应将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文机关标志字号大小根据联署机关数量可作适当调整。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份和发文顺序号组成,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

局机关发文字号有:

甘狱党发〔20XX〕XX号

甘狱党函〔20XX〕XX号

甘狱党纪发〔20XX〕XX号

中共甘肃省监狱管理局委员会议纪要(第XX期)

甘狱发〔20XX〕XX号

甘狱办发〔20XX〕XX号

甘狱函〔20XX〕XX号

甘肃省监狱管理局会议纪要(第XX期)

监狱工作通报(第XX期)

监狱工作简报(第XX期)

监狱企业集团公司、系统工会、监狱工作协会、机关党委可自行编制发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,两个姓名之间空一字,姓名之间不加标点符号,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。

(七)版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线(0.35mm)。

(八)标题。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容,一般由发文机关名称或规范化简称+事由+文种三部分组成,用2号小标宋体字,居中编排于红色分隔线下空二行位置;回行时,要做到词意完整,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。标题可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。

(九)主送机关。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如有多个主送机关的,一般用逗号或顿号隔开。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记部分。

(十)正文。公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

(十一)附件说明。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”),附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十二)发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),如:“2014年7月1日”。印章用红色,单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端上距正文(或附件说明)一行之内。

(十三)加盖签发人签名章的公文。公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章用红色。签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。签发人职务应当标注全称,后面不加标点符号。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

(十四)印章特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

(十五)附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十六)附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十六)版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(0.35mm),中间的分隔线用细线(0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

(十七)抄送机关。用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,抄送机关一般用逗号隔开,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送又有抄送时,应当将主送置于抄送上一行,之间不加分隔线。

(十八)印发机关和印发日期。用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

(十九)页码。用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线(如“—1—”);一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

(二十)二维条码

二维条码应按《甘肃省机关公文二维条码使用规范》(省委办发〔2009〕13号)制作应用。条码应印制在版记下方右侧,距版记下边缘不超过3mm,距版心右边缘不超过5mm。

如果公文不需要批量印刷,可以将条码打印在公文的右下角或将打印出的条码标签贴在公文的右下角;正文与附件一并装订的公文,条码印在附件最后一页。电子公文的二维条码随版式一并生成,具体位置同上。

条码内容必须与相应公文内容一致。条码与其对应的公文具有同等的密级、紧急程度,对于条码的生成、保存、运转、销毁视同其所对应的公文。印制条码不得随意生成,在印制过程中生成的多余条码要按保密规定进行销毁。

第八条公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

第九条如无特定,公文各要素一般采用3号仿宋体字,字为黑色,正文中数字一般采用“Times New Roman”字体;转发、印发文件类的通知,用3号楷体GB 2312;一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。其它如外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条公文版面应干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

第十一条公文应当双面印刷,页码套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

第十二条公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90,无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

 

第四章   行文规则

第十三条行文应确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十五条向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名文向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

(五)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

第十六条向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。

(三)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条省监狱管理局内设机构除办公室外不得对外正式行文。

 

第五章   公文拟制

第十八条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容清楚,主题突出,观点明确,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草处室、单位必须征求部门意见,达成一致。

第十九条机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条公文文稿审核前要签署起草处(科)室、单位负责人意见。

第二十一条公文文稿签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)密级和保密期限标注是否正确。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条局务会议、局长办公会议审议的重要公文文稿,审议前由局办公室进行初核。

第二十三条经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草处(科)室、单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草处室、单位修改后重新报送。

第二十四条规范性文件文稿,应当先送办公室核稿,再经有关会议讨论审定;与现行政策或者过去发布的有关政策规定不一致的,应当另附起草说明。

第二十五条公文文稿经办公室负责人核签后,连同底稿送主管领导审批签发。

第二十六条公文应当经机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委发文应当由党委负责人审批签发。未经办公室或有关部门审核的公文文稿,不得直接报送领导审签。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第二十七条已签发过的公文文稿,未经签发人同意,不得改动。

 

第六章公文办理

第二十八条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十九条收文办理主要程序是:

(一)签收。局机关收文由局办公室机要室负责,对特提、特急件应立即办理;对其他公文,一般应按照“当日公文当日清”的要求,及时准确地做好公文签收,不得拖延时间。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签收。

(二)登记。对来文单位、文号、标题、收文日期、收文编号等公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文,由办公室根据公文内容、要求和

工作需要确定范围后分送。批办性公文,由办公室提出拟办意见报领导批示或者转有关处(科)室办理;需要两个以上处(科)室办理的,应当明确主办、协办处(科)室。紧急公文应当明确办理时限。承办处(科)室对交办的公文要及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。公文管理人员要根据领导批示和工作需要,及时将公文送传阅对象阅知或者批示,并随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

(六)催办。办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当确定专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第三十条发文办理主要程序是:

(一)复核。已经签批的公文印发前,公文办理人员应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。经复核,需进行实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)校对。公文校对实行三校制,一校、二校由公文起草处(科)室负责,应当按照原稿逐字逐句进行校对;三校由办公室负责,应当对整个公文进行全面检查。校对文稿应当按照规范的校对符号进行校对,不得使用铅笔。校对完成后应当签署校对人的姓名、时间及具体意见。

(四)印制。公文印制必须确保质量和时效,做到清晰、整洁。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制,严格按照限定份数印制,不得多印;有密级的公文不得擅自留存。

(五)核发。公文印制完毕,公文起草处(科)室应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。发往外单位的公文,

由公文起草处室分装登记后,交通讯员发送;发本机关内部的公文,由公文起草处(科)室直接分送。

第三十一条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或者机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十二条需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案管理法律法规以及本单位档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上处(科)室联合办理的公文,原件由主办处(科)室保存,相关处室保存复制件。局机关各处室保存的公文,于第二年第一季度由各处室内勤统一移交档案室。

 

第七章公文管理

第三十三条机关公文由办公室统一管理。各处(科)室要明确专人负责公文管理工作。

第三十四条公文确定密级前,办文处(科)室应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十五条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第三十六条复制、汇编带密级公文,应当符合有关规定并经主管领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十七条公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十八条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十九条不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十条工作人员离岗离职时,所在处(科)室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第八章附则

第四十一条本实施办法由省监狱管理局办公室负责解释。

第四十二条 本实施办法自印发日起施行,《甘肃省监狱系统公文处理办法(试行)》(2008年1月18日印发)同时废止。以前有关公文处理规定,与本办法不一致的,以本办法为准。




信息来源:       信息发布:甘肃省监狱管理局
 
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